Storingen stroomlijnen

De ICT-er heeft een deeltijdbaan. Als hij in de spaarzame dagen dat hij op school is de koffiekamer binnen gaat krijgt hij soms van een paar collega's in het voorbijgaan een "ict-vraag". Van de een wil een computer niet opstarten, bij een ander wordt bij Word om een licentiecode gevraagd of kan een programma van de Sesamstraat serie niet afgesloten worden. Een bekend verschijnsel?

Om het ad hoc achter allerlei zaken aan te moeten lopen, en de prioriteiten op de juiste plaats te kunnen leggen, hebben we een paar dingen met elkaar afgesproken.Om te beginnen heeft iedere collega een blad waarop een aantal dingen staan die eerst zelf nagelopen kunnen worden. Het betreft een eenvoudige checklist zoals bijvoorbeeld: is de internetkabel aan beide kanten goed aangesloten en brandt er een knipperend lampje achterop de computer?

Lukt het niet met behulp van de checklist de computer goed te laten functioneren, dan wordt het linkje op het bureablad gebruikt. Er verschijnt een eenvoudig storingsformulier waar o.a. de naam van de leerkracht, het computernummer en de aard van de storing aangegeven wordt. Ook is er ruimte om een vraag te stellen.

Als de gevraagde gegevens zijn ingevuld wordt op de knop 'verzenden' geklikt. Op dat moment wordt de inhoud van het formulier automatisch aan een spreadsheet toegevoegd en krijgt de ICT-er hiervan een melding per email.

Zo komen alle storingen en vragen bij elkaar in een overzicht te staan en kan de ICT-er voor elke storing / vraag passende aktie ondernemen. In sommige gevallen kan hij zelf de zaak oplossen, in andere gevallen zal hij het aan de netwerkbeheerder moeten melden. Als hij dan het verkregen ticketnummer bij de betreffende storing vermeld kan desgewenst ook het traject van de extern gevraagde oplossing gevonden worden.

Op deze wijze heeft niet alleen de ict-er, maar ook de directie, inzicht in de kwaliteit van het netwerk en de benodigde interventies van ict-per of serviocedesk. Ook een opmerking van een collega als: "ik heb deze storing al zo vaak aangegeven" kan zo ook gemakkelijk rechtgezet worden.

Benodigd: een gratis gmailaccount voor de school en een eveneens gratis google formulier.

Privacy voor IB-ers

Privacy is een hot item in het onderwijs en daarbuiten. De wet op de persoonsgegevens regelt van alles wat er mag en vooral wat er niet mag. Voor foto's van kinderen op een schoolsite moeten opuders bijvoorbeeld expliciet toestemming hebben gegeven. En zo zijn er nog vele voorbeelden te noemen.

Hoe schril steekt daar de gang van zaken bij af als het gaat om verslagen van oudergesprekken, uitslagen van psychologische onderzoeken van kinderen, rapportages naar het AMK, enz. Dit soort, toch uiterst privacy gevoelige informatie, wordt vrolijk als bijlagen bij email berichten verstuurd. Soms komt zoiets niet aan en dan vraagt men zich af: waar is het gebleven? Het is gelukkig geen schering en inslag dat verzonden mails niet overkomen, of dat de bijlage onderweg 'verdwenen' is. Maar het gebeurt wel van tijd tot tijd. Ieder kent er wel voorbeelden van.

Wat gebeurt met een emailbericht dat niet overkomt? Er zijn een paar mogelijkheden: 1. Het is domweg in de grote digitale wolk verdwenen, 2. Het is verkeerd bezorgd en de ontvanger heeft de moeite genomen het (zonder het gelezen te hebben) te retourneren naar de afzender, of hij heeft het eenvoudig als ongewenste mail gedelete. 3. De ontvanger heeft als 'curiositeit' zelf behouden. Is er in de eerste twee gevallen slechts sprake van enig ongemak, in het laatste geval kunnen de gevolgen zeer ernstig zijn.

Deze m.i. ongewenste situatie is echter heel eenvoudig te voorkomen. Je kunt het emailbericht inclusief de bijlagen met een niet te kraken programmaatje 'inpakken' en dit als bijlage versturen. Met behulp van een eerder afgesproken, niet voor de hand liggend, wachtwoord kan de ontvanger dit 'uitpakken' en lezen. Als een op deze manier verzonden bericht onderweg 'zoek raakt' is er niets aan de hand; niemand kan er immers wat mee.