Storingen stroomlijnen

De ICT-er heeft een deeltijdbaan. Als hij in de spaarzame dagen dat hij op school is de koffiekamer binnen gaat krijgt hij soms van een paar collega's in het voorbijgaan een "ict-vraag". Van de een wil een computer niet opstarten, bij een ander wordt bij Word om een licentiecode gevraagd of kan een programma van de Sesamstraat serie niet afgesloten worden. Een bekend verschijnsel?

Om het ad hoc achter allerlei zaken aan te moeten lopen, en de prioriteiten op de juiste plaats te kunnen leggen, hebben we een paar dingen met elkaar afgesproken.Om te beginnen heeft iedere collega een blad waarop een aantal dingen staan die eerst zelf nagelopen kunnen worden. Het betreft een eenvoudige checklist zoals bijvoorbeeld: is de internetkabel aan beide kanten goed aangesloten en brandt er een knipperend lampje achterop de computer?

Lukt het niet met behulp van de checklist de computer goed te laten functioneren, dan wordt het linkje op het bureablad gebruikt. Er verschijnt een eenvoudig storingsformulier waar o.a. de naam van de leerkracht, het computernummer en de aard van de storing aangegeven wordt. Ook is er ruimte om een vraag te stellen.

Als de gevraagde gegevens zijn ingevuld wordt op de knop 'verzenden' geklikt. Op dat moment wordt de inhoud van het formulier automatisch aan een spreadsheet toegevoegd en krijgt de ICT-er hiervan een melding per email.

Zo komen alle storingen en vragen bij elkaar in een overzicht te staan en kan de ICT-er voor elke storing / vraag passende aktie ondernemen. In sommige gevallen kan hij zelf de zaak oplossen, in andere gevallen zal hij het aan de netwerkbeheerder moeten melden. Als hij dan het verkregen ticketnummer bij de betreffende storing vermeld kan desgewenst ook het traject van de extern gevraagde oplossing gevonden worden.

Op deze wijze heeft niet alleen de ict-er, maar ook de directie, inzicht in de kwaliteit van het netwerk en de benodigde interventies van ict-per of serviocedesk. Ook een opmerking van een collega als: "ik heb deze storing al zo vaak aangegeven" kan zo ook gemakkelijk rechtgezet worden.

Benodigd: een gratis gmailaccount voor de school en een eveneens gratis google formulier.